Back Office Assistent

Doel en algemene beschrijving: De office Assistent heeft de verantwoordelijkheden voor het verzamelen, registreren en verwerken van financiële gegevens ter ondersteuning van de uitvoering van de financiële administratie. 

 

Hoofdverantwoordelijkheden: 

  1. Boekhoudkundige taken:
  • Het voeren diverse boekingsstukken in het geautomatiseerd boekhoudkundig systeem in. 
  • Het comtroleren van te verwerken boekingsstukken op juistheid, volledigheid en parafering/autorisatie. 
  • Het signaleren en corrigeren van fouten op boekingsstukken. 
  • Het archiveren van boekingsstukken en assisteren bij het maken van diverse rapportages. 
  1. Factuurverwerking:
  • Het beheren en verwerken van inkomende facturen voor crediteuren en debiteuren administratie. 
  • Het boeken van ontvangen facturen en controleren van factuurgegevens. 
  • Het beoordelen van geconstateerde afwijkingen en communiceren met betrokken partijen. 
  • Crediteuren en debiteuren te woord staan met betrekking tot ontvangen facturen en openstaande betalingen. 
  • Zorg voor tijdige afhandeling van facturen en signaleer achterstallige betalingen. 
  1. Verbeteringsvoorstellen:
  • Doet verbetervoorstellen met betrekking tot administratieve verwerkingsprocessen en procedures. 
  • Draagt medeverantwoordelijkheid voor een ordelijke en tijdige uitvoering van de inkoopadministratie. 

 

Vereiste vaardigheden en kwalificaties: 

  • Minimaal Middelbaar werk- en denkniveau (VWO/HAVO/IMEAO diploma), bij voorkeur met een financiële/administratieve achtergrond. 
  • Ervaring met boekhoudkundige processen en factuurverwerking. 
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. 
  • Accuraat en oog voor detail. 
  • Goede beheersing van Microsoft Office, met name Excel. 
  • Stressbestendig en in staat om onder druk te werken. 

 

Competenties: 

  1. Analytisch denkvermogen: De Office Assistent moet in staat zijn om financiële gegevens te analyseren, boekingsstukken te controleren en afwijkingen te signaleren. Een sterk analytisch vermogen stelt de office assistent in staat om complexe informatie te begrijpen en hierop te reageren met passende acties. 
  1. Organisatorisch vermogen: De Office Assistent moet in staat zijn om verschillende taken te plannen, prioriteren en uitvoeren binnen gestelde deadlines. Een goed organisatorisch vermogen zorgt ervoor dat alle boekhoudkundige taken en factuurverwerking efficiënt worden uitgevoerd. 
  1. Probleemoplossend vermogen: In de financiële administratie kunnen zich verschillende De Office Assistent dient het vermogen hebben om problemen zoals fouten op boekingsstukken of afwijkingen in factuurgegevens snel te identificeren en effectieve oplossingen te vinden die essentieel zijn voor het soepel verlopen van de administratieve processen. 
  1. Teamspeler: De Office Assistant moet kunnen samenwerken met collega’s en andere afdelingen binnen de organisatie. Een goede teamgeest draagt bij aan een positieve werkomgeving en zorgt ervoor dat taken efficiënt worden uitgevoerd. 
  1. Flexibel en proactief: De Office Assistent dient een flexibele en proactieve houding te hebben om te kunnen reageren op veranderende omstandigheden. Een proactieve houding kan bijdragen aan het te anticiperen op problemen die zich kunnen voordoen en snel te kunnen handelen wanneer dat nodig is. 
  1. Klantgericht en servicegericht: De Office Assistant komt in nauw contact met interne en externe klanten, zoals leveranciers en collega’s. Het is belangrijk om klantgericht te zijn en uitstekende service te bieden om een goede relatie met klanten te behouden en de tevredenheid te waarborgen. 

 

Hiërarchie:  

De Office Assistent rapporteert aan de Office Manager en werkt onder zijn/haar leiding. De Office Manager is verantwoordelijk voor het toezicht houden op de werkzaamheden van de Office Assistent en het coördineren van de dagelijkse activiteiten op kantoor. De Office Assistent ondersteunt de Office Manager en voert taken uit die bijdragen aan een efficiënte uitvoering van de financiële administratie en inkoopprocessen.