Manager Inkoop en Office

Doel van de functie:

Als Manager Inkoop en Office ben je verantwoordelijk voor het soepel verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten en het effectief beheren van inkoopprocessen om een efficiënte en georganiseerde werkomgeving te handhaven. 

Hoofdverantwoordelijkheden (Kerntaken)/Activiteiten: 

Inkoop:

  • Management adviseren over de inkoopstrategieën. 
  • Plaatsen van buitenlandse orders, waaronder Dry Food, Frozen Food, Paper, en assisteren bij Maintenance & OPS items. 
  • Administratie bijhouden, zoals het berekenen van de kostprijs per container, invoeren van invoices in Account View, wekelijks invullen van “Never Again”, bijhouden van credits van leveranciers, en maandelijks invoeren van gemiddelde prijzen in de QCR. 
  • Onderhouden van contacten met betrokken partijen, zoals interne afdelingen, de opdrachtgevers, leveranciers (binnen en buitenland) en diverse instanties, tariefonderhandelingen met leverancier en opdrachtgever, doorsturen van documenten naar het magazijnmeester en de inklaarder. 
  • Monitoren en evalueren of de producten goed lopen en of er meer behoefte is aan uitbreiding van het productaanbod. 

Office Management: 

  • Facilitair beheer, waaronder zorgen voor een goed functionerende en representatieve kantoorruimte, coördineren van facilitaire diensten en beheer van kantoorbenodigdheden en inventaris. 
  • Administratieve ondersteuning, zoals verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, organiseren en notuleren van vergaderingen, en ondersteuning bij de voorbereiding van rapporten en presentaties. 
  • Agendabeheer voor leidinggevenden, inclusief het plannen en coördineren van vergaderingen en evenementen. 
  • Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, onderhouden van contacten met leveranciers, klanten en collega’s. 
  • Verricht alle in het verlengde van de functie liggende werkzaamheden. 

Budgetbeheer: 

  • Bijdragen aan het opstellen en beheren van het kantoorbudget. 
  • Controleren van facturen en declaraties. 

 

Vereiste vaardigheden en kwalificaties: 

  • Minimaal een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting zoals Office Management. 
  • Uitstekende organisatorische en multitaskingvaardigheden. 
  • Goede communicatieve vaardigheden en beheersing van engelse en nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. 
  • Beheersing van MS Office (Word, Advanced Excel, Powerpoint en Google) 
  • Bekendheid met kantoorsoftware en administratieve systemen. 
  • Proactieve en oplossingsgerichte houding. 
  • Vermogen om zelfstandig te werken en teamleden te coördineren. 
  • Kennis van inkoopbeleid; 
  • Netwerken 
  • Marktgerichtheid 
  • Kostenbewust handelen 
  • Cijfermatig inzicht Besluitvaardigheid 
  • Overtuigingskracht 
  • Stressbestendig 
  • Innovatief 
  • Beslissen